Според GDPR,  за първи път обработващите данните имат директни задължения.

Операторите на данни са тези, които обработват лични данни от името на администратора на данни. Съгласно Директивата и законовото й прилагане, в повечето държави-членки операторите нямат директни задължения. Като следствие, операторите са подчинени само на договорните изисквания, относно обработката на данни, които са посочени в техните споразумения с клиентите.

В противовес на горното, GDPR налага редица преки задълженията на операторите на данни. Това ще промени съществено динамиката на връзката между администраторите и операторите. В частност тези задължения ще предизвикат значителни промени за доставчиците на услуги. Например, операторите на данни заедно с администратора на данни може да се окажат солидарно отговорни, за предявените от индивидите обезщетения.

Остава задължението на администраторите на лични данни да вкарват в обвързващия договор с всеки оператор, определен минимум клаузи. Въпреки това положение до сега, списъкът с необходимите клаузи е станал по-обширен. И така, и двата договора с доставчиците – до сега съществуващият и новият договор с тях, следва да бъдат преразгледани, за да се гарантира, че отговарят на изискванията на GDPR.

Освен това, съгласно GDPR, администраторите на данни могат единствено да ангажират оператори за обработка на данни, които дават достатъчни гаранции за това, че осъществяват технически и организационни мерки, които гарантират, че съответната обработка е в съответствие с GDPR и осигурява защита правата на индивидите. Това ефективно въвежда непрякото задължение на операторите на данни, да гарантират, че тяхната обработка съответства на GDPR и се явява по-обхватно задължение, отколкото е посочено в Директива, която се съсредоточава върху достатъчни гаранции за сигурността на процеса на обработка (т.е. защита на личните данни срещу случайно или незаконно унищожаване, случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, и срещу всички останали незаконни форми на обработка).

Срещу всичко посочено по-горе е значително по-строгият режим на прилагане (виж раздела "Изпълнение"). Това основно ще промени профила на риска при взаимоотношенията администратор-оператор и администратор-администратор. Отделните страните по тези взаимоотношения и техните застрахователи ще бъдат съсредоточени в осигуряването при излагането на риск и подходящо управляваните отговорности, което ще доведе до предоговаряне на клаузите за отговорност в много търговски отношения.

Какво трябва да бъде записано в споразумението за обработка на данни?

Всяко споразумение трябва да съдържа описание на дейностите по обработка на данни. То трябва да гарантира, че операторът:

 обработва само лични данни според документирани инструкции от администратора на данни, освен ако това не е необходимо по закон на държава-членка или на ЕС (в този случай операторът трябва да информира администраторът за това искане);

 гарантира, че всеки човек (т.е. служител), който ползва обработката на лични данни, е с определени задължения за поверителност;

не разкрива лични данни на никой друг, без съгласието на администратора на данни;

 е въвел подходящи мерки за сигурност за защита лични данни, в съответствие с приложимите закони за защита на данните;

не ангажира допълнителна обработка без предварително разрешение и гарантира, че същите задължения се свеждат до всички подизпълнители, които използват обработват лични данни;

 подпомага администратора на данни във връзка със задължението на администратора да спазва приложимите закони, свързани със защитата на данни, включително във връзка с докладването нарушения на сигурността им, извършване на оценки на въздействието и отговаряне на поставени въпроси от субектите на данни;

изтрива или връща личните данни, когато вече не се изискват (напр. когато услугата и/или договора се прекратява или изтича); и

 предоставя на администратора на данни всяка необходима информация за доказване на съответствието им с тези задължения, включително и да позволява и да подпомага извършването на одити и инспекции.

Свързани с горните текстове членове от Регламента:

Член – 28 Оператор на личните данни,

1. Когато обработването се извършва от името на даден администратор, администраторът използва само обработващи лични данни, които предоставят достатъчни гаранции за прилагането на подходящи технически и организационни мерки по такъв начин, че обработването да протича в съответствие с изискванията на настоящия регламент и да осигурява защита на правата на субектите на данни.

2. Обработващият данни не включва друг обработващ данни без предварителното конкретно или общо писмено разрешение на администратора. В случай на общо писмено разрешение, обработващият данни винаги информира администратора за всякакви планирани промени за включване или замяна на други лица, обработващи данни, като по този начин даде възможност на администратора да оспори тези промени.

3. Обработването от страна на обработващия лични данни се урежда с договор или с друг правен акт съгласно правото на Съюза или правото на държава членка, който е задължителен за обработващия лични данни спрямо администратора, и който регламентира предмета и срока на действие на обработването, естеството и целта на обработването, вида лични данни и категориите субекти на данни и задълженията и правата на администратора. В този договор или друг правен акт се предвижда по-специално, че обработващият лични данни:

а) обработва личните данни само по документирано нареждане на администратора, включително що се отнася до предаването на лични данни на трета държава или международна организация, освен когато е длъжен да направи това по силата на правото на Съюза или правото на държава членка, което се прилага спрямо обработващия лични данни, като в този случай обработващият лични данни информира администратора за това правно изискване преди обработването, освен ако това право забранява такова информиране на важни основания от публичен интерес;

б) гарантира, че лицата, оправомощени да обработват личните данни, са поели ангажимент за поверителност или са задължени по закон да спазват поверителност;

в) взема всички необходими мерки съгласно член 32;

г) спазва условията по параграфи 2 и 4 за включване на друг обработващ лични данни;

д) като взема предвид естеството на обработването, подпомага администратора, доколкото е възможно, чрез подходящи технически и организационни мерки при изпълнението на задължението на администратора да отговори на искания за упражняване на предвидените в глава III права на субектите на данни;

е) подпомага администратора да гарантира изпълнението на задълженията съгласно членове 32—36, като отчита естеството на обработване и информацията, до която е осигурен достъп на обработващия лични данни;

ж) по избор на администратора заличава или връща на администратора всички лични данни след приключване на услугите по обработване и заличава съществуващите копия, освен ако правото на Съюза или правото на държава членка не изисква тяхното съхранение;

з) осигурява достъп на администратора до цялата информация, необходима за доказване на изпълнението на задълженията, определени в настоящия член, и позволява и допринася за извършването на одити, включително проверки, от страна на администратора или друг одитор, оправомощен от администратора.

Предвид буква з) от първа алинея обработващият лични данни незабавно уведомява администратора, ако според него дадено нареждане нарушава настоящия регламент или други разпоредби на Съюза или на държавите членки относно защитата на данни.

4. Когато обработващ лични данни включва друг обработващ лични данни за извършването на специфични дейности по обработване от името на администратора, чрез договор или друг правен акт съгласно правото на Съюза или правото на държава членка на това друго лице се налагат същите задължения за защита на данните, както задълженията, предвидени в договора или друг правен акт между администратора и обработващия лични данни, както е посочено в параграф 3, по- специално да предостави достатъчно гаранции за прилагане на подходящи технически и организационни мерки, така че обработването да отговаря на изискванията на настоящия регламент. Когато другият обработващ лични данни не изпълни задължението си за защита на данните, първоначалният обработващ данните продължава да носи пълна отговорност пред администратора за изпълнението на задълженията на този друг обработващ лични данни.

5. Придържането на обработващия лични данни към одобрен кодекс за поведение, посочен в член 40 или одобрен механизъм за сертифициране, посочен в член 42 може да се използва като доказателство за предоставянето на достатъчно гаранции съгласно параграфи 1 и 4 от настоящия член

6. Без да се засягат разпоредбите на индивидуален договор между администратора и обработващия лични данни, договорът или другият правен акт, посочени в параграфи 3 и 4 от настоящия член, може да се основават изцяло или отчасти на стандартни договорни клаузи, посочени в параграфи 7 и 8 от настоящия член, включително когато са част от сертифициране, предоставено на администратора или обработващия лични данни съгласно членове 42 и 43.

7. Комисията може да установява стандартни договорни клаузи по въпроси, посочени в параграфи 3 и 4 от настоящия член, и в съответствие с процедурата по разглеждане, посочена в член 93, параграф 2.

8. Надзорният орган може да приема стандартни договорни клаузи по въпросите, посочени в параграфи 3 и 4 от настоящия член, и в съответствие с механизма за съгласуваност, посочен в член 63.

9. Договорът или другият правен акт, посочен в параграфи 3 и 4, се изготвят в писмена форма, включително в електронна форма.

10. Без да се засягат членове 82, 83 и 84, ако обработващ лични данни наруши настоящия регламент, определяйки целите и средствата на обработването, обработващият личните данни се счита за администратор по отношение на това обработване.

Изложение 81, към Член 28

(81) За да се гарантира спазването на изискванията на настоящия регламент по отношение на обработването, извършвано от обработващия лични данни от името на администратора, когато на обработващия се възлагат дейности по обработването, администраторът следва да използва само такива обработващи лични данни, които предоставят достатъчни гаранции, по-специално по отношение на експертни знания, надеждност и ресурси, че ще предприемат технически и организационни мерки, които отговарят на изискванията на настоящия регламент, включително на изискванията за сигурността на обработването. Придържането от страна на обработващия лични данни към одобрен кодекс на поведение или одобрен механизъм за сертифициране може да се използва като елемент за доказване, че са спазени задълженията на администратора. Извършването на обработването от обработващ лични данни следва да се урежда с договор или друг правен акт, съгласно правото на Съюза или правото на държава членка, който обвързва обработващия лични данни с администратора, регламентира предмета и продължителността на обработването, естеството и целите на обработването, вида лични данни и категориите субекти на данни, като се вземат предвид конкретните задачи и отговорности на обработващия лични данни в контекста на обработването, което следва да се извърши, както и рискът за правата и свободите на субекта на данни. Администраторът и обработващият лични данни могат да изберат да използват индивидуален договор или стандартни договорни клаузи, приети или пряко от Комисията, или от надзорен орган в съответствие с механизма за съгласуваност и впоследствие приети от Комисията. След приключване на обработването от името на администратора, обработващият личните данни следва, по избор на администратора, да ги върне или заличи, освен ако не е налице изискване за съхраняване на личните данни по силата на правото на Съюза или правото на държава членка, което се прилага спрямо обработващия лични данни.

Член – 29 Обработване под ръководството на администратора или оператора на лични данни

Обработващият лични данни и всяко лице, действащо под ръководството на администратора или на обработващия лични данни, което има достъп до личните данни, обработва тези данни само по указание на администратора, освен ако обработването не се изисква от правото на Съюза или правото на държава членка.

Член – 30 Регистри на дейностите по обработване

1. Всеки администратор и — когато това е приложимо — представител на администратор поддържа регистър на дейностите по обработване, за които отговоря. Този регистър съдържа цялата по-долу посочена информация: 

a) името и координатите за връзка на администратора и — когато това е приложимо — на всички съвместни администратори, на представителя на администратора и на длъжностното лице по защита на данните, ако има такива;

б) целите на обработването;

в) описание на категориите субекти на данни и на категориите лични данни;

г) категориите получатели, пред които са или ще бъдат разкрити личните данни, включително получателите в трети държави или международни организации;

д) когато е приложимо, предаването на лични данни на трета държава или международна организация, включително идентификацията на тази трета държава или международна организация, а в случай на предаване на данни, посочено в член 49, параграф 1, втора алинея, документация за подходящите гаранции;

е) когато е възможно, предвидените срокове за изтриване на различните категории данни;

ж) когато е възможно, общо описание на техническите и организационни мерки за сигурност, посочени в член 32, параграф 1.

2. Всеки обработващ лични данни и — когато това е приложимо — представителят на обработващия лични данни поддържа регистър на всички категории дейности по обработването, извършени от името на администратор, в който се съдържат:

a) името и координатите за връзка на обработващия или обработващите лични данни и на всеки администратор, от чието име действа обработващият лични данни и — когато това е приложимо —на представителя на администратора или обработващия лични данни и на длъжностното лице по защита на данните;

б) категориите обработване, извършвано от името на всеки администратор;

в) когато е приложимо, предаването на лични данни на трета държава или международна организация, включително идентификацията на тази трета държава или международна организация, а в случай на предаване на данни, посочено в член 49, параграф 1, втора алинея, документация за подходящите гаранции;

г) когато е възможно, общо описание на техническите и организационни мерки за сигурност, посочени в член 32, параграф 1.

3. Регистрите, посочени в параграфи 1 и 2, се поддържат в писмена форма, включително в електронен формат.

4. При поискване, администраторът или обработващият лични данни и — когато това е приложимо — представителят на администратора или на обработващия личните данни, осигуряват достъп до регистъра на надзорния орган.

5. Задълженията, посочени в параграфи 1 и 2, не се прилагат по отношение на предприятие или дружество с по-малко от 250 служители, освен ако има вероятност извършваното от тях обработване да породи риск за правата и свободите на субектите на данни, ако обработването не е спорадично или включва специални категории данни по член 9, параграф 1 или лични данни, свързани с присъди и нарушения, по член 10.

Член – 31 Сътрудничество с надзорния орган

При поискване администраторът и обработващият лични данни и — когато това е приложимо — техните представители си сътрудничат с надзорния орган при изпълнението на неговите задължения. по Дейвид Смит, бивш зам. Председател на Офиса на Комисията по Информация на UK, подбрани и обработени от Чавдар Пенков 6/8

 Изложение 82, към Член 30 и Член 31

(82) За да докаже спазването на настоящия регламент, администраторът или обработващият данни следва да поддържа документация за дейностите по обработване, за които той е отговорен. Всеки администратор и обработващ лични данни следва да е длъжен да си сътрудничи с надзорния орган и да му осигури достъп до тази документация при поискване, за да може да бъде използвана за наблюдение на тези операции по обработване.

Член – 32 Сигурност на обработването

1. Като се имат предвид достиженията на техническия прогрес, разходите за прилагане и естеството, обхватът, контекстът и целите на обработването, както и рисковете с различна вероятност и тежест за правата и свободите на физическите лица, администраторът и обработващият лични данни прилагат подходящи технически и организационни мерки за осигуряване на съобразено с този риск ниво на сигурност, включително, inter alia, когато е целесъобразно:

a) псевдонимизация и криптиране на личните данни;

б) способност за гарантиране на постоянна поверителност, цялостност, наличност и устойчивост на системите и услугите за обработване;

в) способност за своевременно възстановяване на наличността и достъпа до личните данни в случай на физически или технически инцидент;

г) процес на редовно изпитване, преценяване и оценка на ефективността на техническите и организационните мерки с оглед да се гарантира сигурността на обработването.

2. При оценката на подходящото ниво на сигурност се вземат предвид по-специално рисковете, които са свързани с обработването, по-специално от случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до прехвърлени, съхранявани или обработени по друг начин лични данни.

3. Придържането към одобрен кодекс за поведение, посочен в член 40 или одобрен механизъм за сертифициране, посочен в член 42 може да се използва като доказателство за предоставянето на достатъчно гаранции съгласно параграф 1 от настоящия член.

4. Администраторът и обработващият лични данни предприемат стъпки всяко физическо лице, действащо под ръководството на администратора или на обработващия лични данни, което има достъп до лични данни, да обработва тези данни само по указание на администратора, освен ако от въпросното лице не се изисква да прави това по силата на правото на Съюза или правото на държава членка.

Изложение 83, към Член 32

(83) С цел да се поддържа сигурността и да се предотврати обработване, което е в нарушение на настоящия регламент, администраторът или обработващият лични данни следва да извърши оценка на рисковете, свързани с обработването, и да предприеме мерки за ограничаване на тези рискове, например криптиране. Тези мерки следва да гарантират подходящо ниво на сигурност, включително поверителност, като се вземат предвид достиженията на техническия прогрес и разходите по изпълнението спрямо рисковете и естеството на личните данни, които трябва да бъдат защитени. При оценката на риска за сигурността на данните следва да се разгледат рисковете, произтичащи от обработването на лични данни, като случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неправомерно разкриване, или достъп до предадени, съхранявани или обработвани по друг начин лични данни, което може по-конкретно да доведе до физически, материални или нематериални вреди. 

Член - 33 Уведомяване на надзорния орган за нарушение на сигурността на личните данни

1. В случай на нарушение на сигурността на личните данни администраторът, без ненужно забавяне и когато това е осъществимо — не по-късно от 72 часа след като е разбрал за него, уведомява за нарушението на сигурността на личните данни надзорния орган, компетентен в съответствие с член 55, освен ако не съществува вероятност нарушението на сигурността на личните данни да породи риск за правата и свободите на физическите лица. Уведомлението до надзорния орган съдържа причините за забавянето, когато не е подадено в срок от 72 часа.

2. Обработващият лични данни уведомява администратора без ненужно забавяне, след като узнае за нарушаване на сигурността на лични данни.

3. В уведомлението, посочено в параграф 1, се съдържа най-малко следното:

а) описание на естеството на нарушението на сигурността на личните данни, включително, ако е възможно, категориите и приблизителният брой на засегнатите субекти на данни и категориите и приблизителното количество на засегнатите записи на лични данни;

б) посочване на името и координатите за връзка на длъжностното лице по защита на данните или на друга точка за контакт, от която може да се получи повече информация;

в) описание на евентуалните последици от нарушението на сигурността на личните данни;

г) описание на предприетите или предложените от администратора мерки за справяне с нарушението на сигурността на личните данни, включително по целесъобразност мерки за намаляване на евентуалните неблагоприятни последици.

4. Когато и доколкото не е възможно информацията да се подаде едновременно, информацията може да се подаде поетапно без по-нататъшно ненужно забавяне.

5. Администраторът документира всяко нарушение на сигурността на личните данни, включително фактите, свързани с нарушението на сигурността на личните данни, последиците от него и предприетите действия за справяне с него. Тази документация дава възможност на надзорния орган да провери дали е спазен настоящият член.

Член – 82 Право на обезщетение и отговорност за причинени вреди

1. Всяко лице, което е претърпяло материални или нематериални вреди в резултат на нарушение на настоящия регламент, има право да получи обезщетение от администратора или обработващия лични данни за нанесените вреди.

2. Администраторът, участващ в обработването на лични данни, носи отговорност за вреди, произтичащи от извършеното обработване, което нарушава настоящия регламент. Обработващият лични данни носи отговорност за вреди, произтичащи от извършеното обработване, само когато не е изпълнил задълженията по настоящия регламент, конкретно насочени към обработващите лични данни, или когато е действал извън законосъобразните указания на администратора или в противоречие с тях.

3. Администраторът или обработващият лични данни се освобождава от отговорност съгласно параграф 2, ако докаже, че по никакъв начин не е отговорен за събитието, причинило вредата.

4. Когато в една и съща операция по обработване участват повече от един администратор или обработващ лични данни или участват и администратор, и обработващ лични данни, и когато те са отговорни по параграфи 2 и 3 за вреда, причинена от обработването, всеки администратор или обработващ лични данни носи отговорност за цялата вреда, за да се гарантира действително обезщетение на субекта на данни.

5. Когато администратор или обработващ лични данни е изплатил съгласно параграф 4 пълното обезщетение за причинената вреда, той има право да поиска от другите администратори или обработващи лични данни, участвали в същата операция по обработване на лични данни, да му възстановят част от платеното обезщетение, съответстваща на тяхната част от отговорността за причинената вреда в съответствие с условията по параграф 2. 

6. Съдебните производства във връзка с упражняването на правото на обезщетение се образуват пред съдилища, компетентни съгласно правото на държавата членка, посочена в член 79, параграф 2.

Изложение 146, към Член 82

(146) Администраторът или обработващият лични данни следва да обезщетят всички вреди, които дадено лице може да претърпи в резултат на обработване на данни, което нарушава настоящия регламент. Администраторът или обработващият лични данни следва да бъде освободен от отговорност, ако докаже, че по никакъв начин не е отговорен за вредите. Понятието „вреда“ следва да се тълкува в по-широк смисъл в контекста на съдебната практика на Съда по начин, който отразява напълно целите на настоящия регламент. Това не засяга евентуални искове за вреди, произтичащи от нарушаване на други правила на правото на Съюза или правото на държава членка. Обработване на данни, което нарушава настоящия регламент, включва и обработване, което нарушава делегираните актове и актовете за изпълнение, приети в съответствие с настоящия регламент, и правото на държава членка, конкретизиращо правилата на настоящия регламент. Субектите на данни следва да получат пълно и действително обезщетение за претърпените от тях вреди. Когато администраторите или обработващите лични данни участват в едно и също обработване на данни, всеки администратор или обработващ лични данни следва да носи отговорност за цялата вреда. Когато обаче те са обединени в едно съдебно производство, в съответствие с правото на държава членка, обезщетението може да се разпределели съобразно отговорността на всеки администратор или обработващ лични данни за причинената от обработването вреда, при условие че на претърпелия вреда субект на данни бъде осигурено пълно и действително обезщетение. Всеки администратор или обработващ лични данни, който е изплатил пълно обезщетение, може впоследствие да предяви регресен иск срещу другите администратори или обработващи лични данни, участвали в същото обработване.

Въздействие

 Прегледайте съществуващите договори (напр. този за доставчиците) заедно с оператора на данни и свързаните с тях обработки, за да се потвърди, че договорите съдържат най-малкото минималните клаузи, изисквани съгласно GDPR. Извършете коригиране на договорите, когато това е необходимо (до май 2018 г.)

 Ако използвате обработка от трета страна, прегледайте договора за изпълнението му в съответствие с GDPR. Какви стъпки трябва да се предприемат, за да се покрият задълженията според GDPR или да ви дадат възможност да покриете вашите задължения?

 Актуализирайте или създайте вътрешна организация, за да проверявате, че персоналът на новите трети страни, обработващ данните от ваше име, отговаря на изискванията на GDPR и това се оценява и проверява периодично, според съществуващите договорни отношения.

 Чавдар Пенков